elektronische Archivierung und DMS Dokumentenmanagement

Archivierungslösungen und Software für DMS Dokumentenmanagement gibt es zu Hauf. Doch worin unterscheidet sich die Archivierung und Dokumentenmanagement der BSM Business Software Mittelstand eG, welche in die Gesamtkonzeption der Anwendungen umfänglich integriert sind?

Die Frage beantwortet sich von selbst: das Archiv- und Dokumentensystem ist in unser Operativ-System voll integriert. Dies hat den Vorteil, dass keine Insellösung mit komplizierter Schnittstellenschaffung angebunden werden muss. Unsere realisierte Anforderung an das System war immer, dass der Nutzer keine Schwachstellen bei der Einführung eines Archivsystems vorfindet und alle Daten in einer Zentraldatenbank zum Abruf bereitstehen.

 Diese Integration hat enorme Vorteile:

• Keine zeitintensive und kostspielige Schnittstellenschaffung
• Beschlagwortung kann bis zu 80% direkt durch das System vorgegeben werden
• Allen Prozessen steht der direkte Zugriff zum archivierten Dokument zur Verfügung, ohne auch nur einen Programmwechsel durchführen zu müssen.

Integration von vordefinierten Dokumenten-Vorlagen

Mit der Integration des Vertriebsmanagement-Moduls besteht die Möglichkeit, dass vorgefertigte Word-Dokumente (*.dot) direkt in Projektverwaltung, Vertriebsmanagement und Hotline- bzw. Vorgangsverwaltung eingebunden werden können. Diese Dokumente sind dann hinter dem jeweiligen Projekt oder dem jeweiligen Kunden hinterlegt und archiviert.

Dokumenteneingang: Die Informationseingänge über Telefon, Fax, E-Mail, Brief werden in der Vorgangserfassung aufgenommen. Hier wird der Eingang klassifiziert, und direkt dem Mitarbeiter zur weiteren Bearbeitung oder einem Abarbeitungspool zugeordnet. Anhänge, wie Fax, eingescannte Dokumente, E-Mails, werden zu diesen Vorgängen verlinkt und dabei sofort archiviert.

Arbeitshistorie übersichtlich in einer Anwendung

Mit dieser Maßnahme ist der gesamte Vorgang elektronisch in der zentralen Datenbank erfasst, und kann mit der gesamten Abarbeitungs-Historie bis zur Erledigung abgearbeitet werden. Der umständliche Papierkreislauf entfällt. Zu jedem Zeitpunkt kann der Abarbeitungsstatus abgefragt werden.Da in einem Workflow nach Möglichkeit alle Arbeitsunterlagen, Verfahrensanweisungen, Belege und sonstige Unterlagen in elektronischer Form vorliegen, fällt ein erhebliches Datenvolumen an.

Aus diesem Grunde werden diese Dokumente nicht direkt in der Datenbank, sondern als File nur mit den Informationen in der Datenbank verlinkt. Darüber hinaus unterliegen aus rechtlichen Gründen bestimmte Unterlagen bestimmten Aufbewahrungspflichten und sind deshalb entsprechend zu archivieren.

Archiviert Dokumente jedes Dateityps

Für jedes archivierte Dokument zeichnet das System die Vorgangshistorie auf. Das heißt, jede bearbeitete Version wird archiviert. So vollziehen Sie jede Änderung des Dokuments nach, und können aufweisen von welchem Nutzer was geändert wurde. Jede Art von Dokument kann archiviert werden. Die Standard-Anwendungen von Microsoft Office, MindMaps, Visio-Organigramme, Graphiken aus sämtlichen Design-Anwendungen, CAD-Pläne, PDF-Dateien usw.

Stempelmasken für eingehende Tagespost sind generierbar. Somit wird jedes Dokument in der elektronischen Archivierung wie in der manuellen Handhabung bearbeitet. Rechnungsstempel, Tagesstempel etc. werden am Dokument angebracht. Dazu können an jeder Stelle im Dokument Notizen und Zusätze angebracht werden.

Einfache Bedienbarkeit und flexibel einsetzbar

Mit Hilfe eines Flachbettscanner scannen Sie ohne manuelles Zutun ganze Lieferscheinstapel und stellen diese mit automatisierter Beschlagwortung direkt ins Archiv. Dabei arbeitet der Scanner von ganz allein! Durch definierte Felder im Dokument (Kunden-, Lieferschein-, Artikel- oder Baustellennummer) erkennt das Archiv per OCR-Scannung das Dokument und beschlagwortet es vollautomatisch.

Durch die vollständige Integration der Archivierung in das Operativsystem verzweigen Sie direkt aus der Archivierung über das abgelegte Dokument in das Angebotsmanagement, die Hotline- und Vorgangsbearbeitung, die Vertriebssteuerung - um nur einige wesentliche Bausteine des Tagesgeschäftes zu nennen. Durch die einfache Bedienbarkeit, den logischen Aufbau des Systems und die sehr effektive Funktionalität können die Anwender sofort den Nutzen im Tagesgeschäft erzielen.