EDI-Schnittstelle zur Mesonic WINLine

Die EDI-Schnittstelle ist Bestandteil einer 2-Komponentenlösung, um im Rahmen des von der UN entwickelten EDIFAKT-Formats Rechnungs- und Lieferscheindaten aus der Winline zu exportieren und Aufträge in die Winline zu importieren.

Die 1. Komponente besteht aus der Konvertierung der Daten durch einen EDI-Provider und hat die Aufgabe

• Kundenbestellung aus dem EDI-Format in ein ASCII-Format zu konvertieren (als Quelldatei für das E&P EDI-Modul)
• Rechnungen und Lieferscheine (die als ASCII-Daten von der EDI-Schnittstelle zur Verfügung gestellt werden) in das Edifakt-Format zu konvertieren und an den Empfänger zu schicken.

• Einlesen, aufbereiten und verarbeiten der konvertierten EDIFAKT- Orderdaten.
  Dabei führt das Modul umfangreiche Plausibilitätsprüfungen durch und entscheidet aufgrund der Prüfungen und der Order-Vorgaben ob die Belege direkt in die Winline importiert werden können oder ob eine vorherige manuelle Prüfung und Freigabe erfolgen soll.
• Verwaltung und Freigabe von Rechnungen und Lieferscheinen für den Konverter. Das Modul ist so konzipiert, dass die Lieferschein-Daten zeitnah zum Rechnungsversand an den Regulierer übertragen werden. Die Datenfreigabe durch das Modul erfolgt im 24-Stunden-Takt und verläuft vollautomatisiert.

• Erfassung von reguliererspezifischen Vorgaben je Kundengruppe
• Komplette Nachvollziehbarkeit aller Bewegungen
• Integrierte Benutzerverwaltung
• Geringer Anpassungsaufwand für besondere Regulierer-Anforderungen
• Mandantenfähigkeit
• Netzwerkfähigkeit
• Umfangreiche Dokumentation
• Geringer Einarbeitungsaufwand

Kassenintegration

Kassenlösung, die in die Belegerfassung der Winline integriert ist. Beim Belegabschluss startet direkt der Kassiervorgang. Hierbei stehen alle relevanten Artikel- und Kundendaten dem Kassenmodul online zur Verfügung.

Über ein zusätzliches externes Modul kann der Kassenabschluss durchgeführt werden und es können weitere Kassenbuchungen erfasst werden, die nichts mit dem Warenverkauf zu tun haben.

Die Verwaltung der Kassensoftware (Vorgaben, Zahlungsarten, Benutzer ect) und die Aufbereitung der Buchungen für den Buchungs-Stapel-Import erfolgt im Kassen-Admin.

• Belegerfassung in der Winline mit Online-Kassiervorgang
• Mehrfache Zahlungsarten/-wege in einem Beleg möglich
• Errechnen von Skonto-Werten gemäß der Kundenzahlungskonditionen
• Gutscheinverwaltung
• Vorschussverwaltung
• OP-Ausgleichszahlungen
• Kassenabschluss mit Berechtigungsprüfung
• Journaldruck von aktuellen und abgeschlossenen Vorgängen
• Benutzerverwaltung

Flexibel und komplex Lagerplatz verwalten

Mit dem Produkt "Lagerplatzverwaltung" haben Sie die Möglichkeit, das Lager extern mit frei definierbaren Lagerorten zu verwalten, und haben so beide Ausprägungen für Größe und Farbe frei. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit den Lapgerplatz beim Wareneingang zuzuordnen, so dass Sie nicht mehr an feste Lagerorte gebunden sind, sondern ein chaotisches Lager führen können.

Wareneingänge und Warenausgänge werden aus den Lagerbewegungen erzeugt. Die Belege werden, nachdem eine Lagerbewegung erzeugt wurde, in der LagerPlatzVerwaltung angezeigt und können erst dann dort bearbeitet werden. Der weitere Belegfluss der WINLine wird nicht beeinflusst. Auch die Bewertung der Artikel und die Führung der Bestände erfolgt in der WINLine so, dass die bestehenden Auswertungen und der Einkauf nicht berührt werden.

ZAGL-Zahlungsausgleich: Migration der SWIFT Überweisungen in die WINLine Finanzbuchhaltung

ZAGL ist eine Schnittstelle, die automatisch die Zahlungseingänge auch mehrerer Bankkonten als Buchungen direkt in einen Mesonic-Buchungsstapel zum Verbuchen bereitstellt.

Zur Übermittlung von Kontoauszugs- und Kontoumsatzinformationen wird international von jeder Bank das SWIFT-MT940-Format eingesetzt. Auch ZAGL nutzt dieses Format um die Zahlungseingänge der Bankkonten in Buchungen umzuwandeln und fertig an die Mesonic Winline zu übergeben. Die Deutsche Bank verwendet zur Übermittlung an den Zahlungsverkehr eines Finanzbuchhaltung-Systems das SAP multibankfähige Format. Auch dieses Format wird mit ZAGL abgedeckt.

WINLine Produktion kann einfach sein

WINLine PRODUKTION reduziert merklich Ihren Arbeitsaufwand: Produktionsartikel werden ständig überprüft, ob die Mindestlagermengen noch verfügbar sind bzw. ob für einen Kunden auftragsbezogen produziert werden soll. In diesem Fall wird ein Projekt in der Produktion eröffnet. Hier sehen Sie sofort, ob ausreichend Rohstoffe auf Lager sind, die Sie dann sofort für das Projekt reservieren können. Bei Halbfertigprodukten können Sie jetzt entscheiden, ob diese produziert werden sollen oder ob Sie sie - falls vorhanden - vom Lager nehmen wollen. Fehlende Rohstoffe können direkt in das Einkaufsbestellwesen übergeben werden. Je nach geplantem Liefertermin können Sie bei Ihrem Hauptlieferanten bestellen oder versuchen, eine schnellere Alternative zu finden.  Das Programm zeigt Ihnen kritische Artikel - die unter normalen Umständen nicht mehr rechtzeitig geliefert werden können - sofort und automatisch an. Wird die automatisch erstellte Bestellung angeliefert, erfolgt auf Knopfdruck die Zubuchung der Lagerzugänge. Jetzt erkennt die Produktion, dass produziert werden kann. Automatisch werden die Rohstoffe abgebucht und die Fertigerzeugnisse zum aktuellen Einstandspreis zugebucht. Zu guter Letzt erkennen Sie sofort, welche Aufträge ausgeliefert werden können, welche Auftragsbestätigungen in Lieferscheine abgerufen werden können. Und natürlich können Sie auch eine Packliste drucken, die hilft, die Lieferung zu kommissionieren.

Überblick über die Standardfunktionen:

• Einzel-/Serienfertigung
• Variantenfertigung
• Ressourcenmanagement
• Fertigungsstücklisten
• Fehlzeitenerfassung
• Arbeitsvorbereitung
• Betriebskalender
• Verfügbarkeiten
• Terminkontrolle
• Kollisionsliste
• Produktionsendmeldung
• Projektnachkalkulation

DATEVreturn - das Tool für die Übertragung von DATEV nach WINLine

DATEVreturn ist ein Konvertierungsprogramm, welches im Wesentlichen den Weg vom Steuerberater zur WINLine bedient. Damit lassen sich folgende Aufgaben lösen:

• Debitorenstamm
• Kreditorenstamm
• Debitorenrechnungen und -zahlungen
• Kreditorenrechnungen und -zahlungen
• Sachbuchungen
• Abschlussbuchungen
• Lohnbuchungen
• komplette Wirtschaftsjahre

elektronische Archivierung und DMS Dokumentenmanagement

Archivierungslösungen und Software für DMS Dokumentenmanagement gibt es zu Hauf. Doch worin unterscheidet sich die Archivierung und Dokumentenmanagement der BSM Business Software Mittelstand eG, welche in die Gesamtkonzeption der Anwendungen umfänglich integriert sind?

Die Frage beantwortet sich von selbst: das Archiv- und Dokumentensystem ist in unser Operativ-System voll integriert. Dies hat den Vorteil, dass keine Insellösung mit komplizierter Schnittstellenschaffung angebunden werden muss. Unsere realisierte Anforderung an das System war immer, dass der Nutzer keine Schwachstellen bei der Einführung eines Archivsystems vorfindet und alle Daten in einer Zentraldatenbank zum Abruf bereitstehen.

 Diese Integration hat enorme Vorteile:

• Keine zeitintensive und kostspielige Schnittstellenschaffung
• Beschlagwortung kann bis zu 80% direkt durch das System vorgegeben werden
• Allen Prozessen steht der direkte Zugriff zum archivierten Dokument zur Verfügung, ohne auch nur einen Programmwechsel durchführen zu müssen.

WINLine Human Ressources
- Effektive Personalwirtschaft

Die Personalabteilungen sind von einem hohen Administrationsaufwand betroffen. Denn in den meisten Unternehmen werden regelmäßig anfallende Vorgänge wie Urlaubsanträge, Anträge für Geschäftsreisen, Seminaranmeldungen, Krankmeldungen etc. noch in Papierform vorgenommen.

Mit WINLine Human Ressources können diese und weitere Vorgänge zukünftig elektronisch bearbeitet und an die Personalabteilung übermittelt werden. So lassen sich erhebliche Zeit- und Kostensenkungseffekte erzielen, das Arbeiten in der Personalabteilung wird effizienter.

Unternehmenssteuerung und bessere Entscheidungsfindung mit Controlling

 Die Wissens-, Innovations-, und Wettbewerbsposition zu verstärken, verlangt somit ein deutlich verändertes Rollenverständnis und -verhalten. Umbrüche und Krisen wurden vom Controlling oft nicht oder zu spät bzw. falsch erkannt. Der Controller blickte in die Vergangenheit der Finanzen und Kosten und setzte falsche Signale. Die buchhalterische Genauigkeit der Daten und die Bildung der Abstimmbrücke zwischen Kosten- und Leistungsrechnung und Gewinn- und Verlustrechnung ist ihm wichtiger als das Bestreben, die Qualität dieser neuen Daten permanent zu verbessern, diese den Erfolgsfaktoren und den relevanten Kernkompetenzen in einer Balanced-Scorecard zu verknüpfen und damit permanent Verbesserungsimpulse zu setzen.

Im Bereich Controlling machen wir mit StraCon, dem strategischen Controlling, jeden Controller glücklich. Die Finanz- und Erfolgsplanung, basierend auf Plan- und Istzahlen, stellen das i-Tüpfelchen der ERP-Software dar. Voll umfänglich mit dem Mittelstands-Konzept kombiniert, ist eine perfekte Planung und Erfolgskontrolle realisierbar!

WINLine Lohn und Gehalt
- stellt alle Anforderungen in einer Anwendung

LOHN ist mit seiner Stammdatenstruktur sehr flexibel (ein Lohnartenstamm für viele Mandanten, Bemessungsgrundlagen müssen auch für 10 Mandanten nur einmal gewartet werden). Die Bruttolohnerfassung kann zu jedem beliebigen Zeitpunkt der Abrechnungsperiode erfolgen. Die Basisdaten der Bruttoabrechnung können über Zeiterfassungsgeräte oder Fremdprogramme gesammelt, und anschließend automatisch in den LOHN übergeben werden.

WINLine Kostenrechnung
- Kostenarten analysieren und für die Unternehmenslenkung nutzen

Für die Kontrolle der laufenden Kosten bieten sich z. B. das Journal und Kostenstellenblatt an. Auf einen Blick kann das Betriebsergebnis beleuchtet werden, wie auch die Kostenträgererfolgsrechnung, bei der der Gewinn / Verlust, den ein einzelner Kostenträger erwirtschaftet, deutlich wird.

Mit WINLine Anlagenbuchhaltung leicht gemacht

Als weitere Funktionen stehen u.a. die Anlage und Umbuchung von Subanlagen sowie die Buchungen von (Teil-)Abgängen zur Verfügung. Auch der Auswertungsteil ist umfangreich: neben dem Anlagenverzeichnis und dem Anlagenspiegel, können dort beispielsweise die Zu- und Abgänge, die Periodenabschreibung sowie die Einheitswerte ermittelt werden. Die Anlagenbuchhaltung ist vielmehr die Grundlage für eine Reihe von betrieblichen Entscheidungen: nämlich für die Investitionsplanung, Liquiditätsplanung und die Beschaffung.

WINLine Fakturierung
- Auftragsbearbeitung, Belegmanagement und Lagerbuchhaltung

Ein integrierter Statistikteil ermöglicht ausführliche Auswertungen über Kunden, Artikel bzw. Dienstleistungen und den Außendienst. Durch die zahlreichen flexiblen Auswertungsmöglichkeiten wird das Controlling unterstützt. Um den besonderen Ansprüchen jedes Unternehmens gerecht werden zu können, stehen auch in der FAKT diverse Zusatzmodule zur Verfügung: das Einkaufsmodul stellt beispielsweise die jederzeitige Lieferbereitschaft sicher. Selbstverständlich erlaubt die FAKT auch Fremdwährungsfakturierung.

 
WINLine Finanzbuchhaltung
- Finanzdaten vollständig integriert

Die Finanzbuchhaltung ist das Produkt, das maximale Integration bieten muss. Daten werden aus der Auftragsbearbeitung, der Anlagenbuchhaltung oder der Lohn- und Gehaltsabrechnung übernommen. Andere Daten werden in die Kostenrechnung übergeben. Eine weitere Gruppe von Daten wird gemeinsam von mehreren Programmteilen genutzt, so z.B. die Personenkonten. Nur ein optimales Zusammenspiel der einzelnen Module erlaubt es Ihnen, kostenbewusst und effizient zu arbeiten. Standardfunktionen sind in der Basis enthalten und ermöglichen Ihnen umfangreiche betriebswirtschaftliche Betrachtungen.

Mit Mesonic WINLine sicher durch die Betriebsprüfung

Bei der Entscheidung, ein (neues) ERP-System im Unternehmen einzuführen, stellt sich nunmehr zuerst die Frage: Ist die Software auch GDPdU-konform, und hält sie einer Steueraußenprüfung stand? - Warum diese Frage der "kasus knaxus" einer Softwareeinführung ist, haben wir im Folgenden aufgeführt.

Die Finanzverwaltung prüft seit 1. Januar 2002 nach der GDPdU auch digital. Sie hat dazu alle 14.000 Betriebsprüfer mit IDEA und der Importsoftware SmartX ausgestattet. Mit der auf IDEA und SmartX basierenden AIS TaxAudit ist jetzt die wesentliche Erweiterung verfügbar, die mit einer Vielzahl automatisierter Prüfungsmakros nahezu alle Bereiche der verschiedenen Betriebsprüfungen abdeckt. Sie vereinfacht die digitale Prüfung durch eine leicht verständliche Oberfläche und führt den Anwender workflow-gesteuert durch die einzelnen Prüfungsphasen. Die Business Software Mittelstand eG wird den Beschreibungsstandard in der Übergabeschnittstelle für die Z1 Prüfung zur Verfügung stellen.

Warum? Seit dem 1. Januar 2002 gelten bei steuerlichen Außenprüfungen für Unternehmen neue Regeln. Der Gesetzgeber hat die digitale Prüfung zugelassen. Der Prüfer kann jetzt auf alle steuerrelevanten Daten zugreifen, die in EDV-Systemen originär elektronisch erstellt wurden. Unternehmen müssen diese Daten maschinell auswertbar bereithalten und dem Prüfer auf einem Datenträger überlassen. Dabei sind die Gesetze und das BMF- Schreiben vom 16. Juli 2001, Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) zu beachten.

Es besteht auf der Basis dieser Steuer- Aussenprüfung ein Beschreibungsstandard auf XML – Basis. Dieser Beschreibungsstandard wird durch die Finanzverwaltung empfohlen. Die Beherrschbarkeit der digitalen Prüfung nach der GDPdU ist eine Herausforderung und stellt an Unternehmen und Prüfer hohe Anforderungen! Nicht nur IT – Experten sind gefordert.

Vorgehensweise der Betriebsprüfer:
Direkter und indirekter Datenzugriff Z1 & Z2 Prüfung. Der Betriebsprüfer nutzt die IT-Infrastruktur des Unternehmens zur Prüfung der steuerlich relevanten Daten. Datenträgerüberlassung Z3 Prüfung: hierbei analysiert der Betriebsprüfer die ihm auf einem Datenträger überlassenen steuerlich relevanten Daten mit Hilfe seiner Prüfsoftware IDEA.

Wie unterstützen wir Sie bei der Steueraußenprüfung?
Die Software-Lösungen von Business Software Mittelstand eG  entsprechen den Anforderungen der Steueraußenprüfungen nach GDPdU. Jedoch ist es unverzichtbar, vor der Betriebsprüfung die Daten auf Korrektheit zu prüfen, damit es keine bösen Überraschungen gibt. Sprechen Sie uns doch einfach an, wir beraten Sie gern.